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人社局檔案管理的問題與對策

2019.06.04      點擊: 24

   檔案是對人們的行為進行記錄,其功能是做總結與記錄。檔案的管理工作影響著對經濟發展,特別是對于人社局來說,對當前經濟發展,其檔案管理工作起到較大的推動作用。但是,目前人社局管理檔案工作不能滿足社會發展需求,因此,必須重視人社局檔案管理工作的開展。

  一、存在的問題

  1、制度不夠健全

  在人社局中,因領導沒有重視檔案管理工作,從而使管理人員工作疏忽,沒有正確處理檔案。究其原因,主要是因為人社局對檔案管理工作沒有建立健全的獎懲機制與管理制度,這導致檔案管理人員對工作忽視,并常常出現差錯。

  2、處理效率低

  在檔案管理工作開展時,相關人員工作水平低,主要原因有二,一是沒有規范的內部管理,二是工作人員職業素養低。對于管理缺少創新的理念與方式,據調查發現,大多數的檔案管理人員開展工作時,管理方式比較落后,跟不上時代潮流,從而影響工作效率。在管理理念方面,檔案管理人員墨守成規,創新意識差,影響了檔案管理水平。

  3、信息不同步

  當前人社局處理檔案時,現代化技術的利用程度較低,從而影響了部門之間的信息傳達,同步效果無法實現。這也是由于人社局不夠重視現代化管理技術,沒有投入大量資金,而缺乏資金支持,就會降低檔案管理工作質量,因此,人社局內部有關部門的信息化程度比較低,信息交互不同步現象頻現,甚至發生相關單位調取檔案時出現信息錯誤的問題。

  二、改進措施

  1、提高工作人員的素質

  (1)加強知識修養

  文書檔案管理工作人員,不僅要具備豐富的專業知識,還要具備廣泛的自然科學與社會科學知識,可通過網絡教育、法規培訓、自學等方式來提高相關專業知識,并積極學習新技術,提升知識修養,豐富知識、開拓視野,從而為處理檔案提供更加精準的資料,使所處理的文檔具有較高的利用價值。

  (2)加強技能修養

  檔案處理工作專業性較強,其主要流程包括整理、收集、鑒定、保管、統計、利用與編研,這一系列工作都需要系統性的處理方法與理論知識,工作人員必須提升自我,并掌握實踐操作技能與信息處理理論知識,能夠嫻熟的運用現代化信息工具,為檔案處理工作奠定基礎。另外,相關人員的信息獲取能力要非常強,能夠快速把檔案提供給利用者,并引導他們獲得更多檔案信息讓服務質量得以提高。

  (3)加強職業修養

  檔案管理工作者掌握著重要的檔案,檔案的機密性需要他們的職業素養比較好,事業心與責任心非常強、保密意識非常高。認真工作,有足夠的耐心,能夠做到有始有終、手續清楚、注重保密、檔案齊全。

  (4)加強政治修養

  人社局檔案管理工作復雜而細致,檔案管理包括收集、保管、、記錄、統計等等,單調乏味,這就要求檔案管理人員具有較高的政治素養與不辭勞苦、無私奉獻、勤勤懇懇的品德修養與。

  2、強化檔案質量管理

  (1)嚴格執行檔案管理標準

  檔案管理工作者應不斷學習檔案整理操作規范,根據要求建立統計臺賬與案卷目錄,通過科學原則合理方式進行檔案處理工作,包括:檔案價值的鑒定,檔案安全的保管,檔案信息科學整理,檔案信息的登記與數據的統計等。并根據人社局的實際情況與需要,制定完善的制度與有效的工作計劃以及可行措施,從而做好檔案的處理工作。

  (2)加強業務指導

  為加強檔案管理,要重視業務指導工作,讓檔案管理人員在學習中實踐,在實踐中學習,自覺參與到培訓中,讓工作人員的檔案管理質量得到整體提升。另外,檔案行文與移交是檔案管理工作的重點,因此必須進規范。指導各科室仔細規范行文,嚴格檢查文書檔案的移交工作,并仔細檢查上交歸檔的檔案,一旦發現達不到要求的檔案,要重新處理,確保檔案符合要求。

  (3)加強檔案安全管理

  檔案歸檔時,應嚴格根據時限要求、查閱權限以及相關流程進行,由專人做好查閱記錄,保證文檔的保密工作,把檔案室內的溫濕度調到最佳狀態,并做好相應的安全管理工作,諸如防水、防潮、防火、防盜等,為檔案管理工作加上“安全鎖”。

  3、加強檔案開發利用

  (1)認真編撰檔案信息資料

  檔案管理工作需要工作者具有較高的創新精神,從而展示人社局領導與職工共同努力的發展歷程。人社局可以組織編印一些資料,比如《專題匯編》、《組織沿革》、《制度匯編》等。

  (2)充分利用檔案信息資源

  充分利用檔案信息資源體現在以下四個方面,第一,可以向上級帶來更多的信息數據,并為人社局的工作計劃、管理決策、工作總結等提供真實、準確的相關信息;第二,可以為人社局工作評估、績效考核、科研以及論文撰寫提供資料;第三,能夠為工作檢查、經濟責任審計、項目建設等提供有效參考;第四,可以為各機關事業單位人員提供的信息資料。

  (3)發揮檔案信息資源利用率

  提高檔案信息資源的利用率,才能充分發揮其的價值,從而使文書檔案在制度建設、領導決策、以及人事信息查詢中提供有力的依據。

  結語

  綜上所述,隨著經濟高速發展,也為人社局檔案管理帶來巨大挑戰,基于其系統性與復雜性特點,不僅需要領導重視檔案管理工作,也需要檔案管理工作人員不斷提高職業素養與專業水平。從而能夠利用合理的方式解決實際工中存在的問題,同時工作人員要具備創新意識,不斷創新工作方式,提高檔案管理工作效率。另外,人社局需要建立健全的管理體系,加強開展檔案管理工作的力度,從而為教學科研、領導決策等工作提供扎實的基礎。

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